Działalność nierejestrowana to sposób na przetestowanie pomysłu na biznes bez ryzyka i tracenia czasu na formalności. Sprawdzi się również jako forma dodatkowego zarobku. Dzięki temu rozwiązaniu możesz prowadzić działalność bez konieczności opłacania ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. W naszym artykule znajdziesz podstawowe informacje na temat działalności nierejestrowanej oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. 

1. Czym jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana pozwala na prowadzenie sprzedaży lub świadczenie usług bez konieczności zakładania firmy. Nie wymaga zatem wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Głównym warunkiem do skorzystania z tej formy działalności jest niski poziom osiąganych przychodów (maksymalnie 50% wynagrodzenia minimalnego).

2. Jakie warunki trzeba spełnić, aby prowadzić działalność nierejestrowaną?

Aby prowadzić działalność nierejestrowaną, musisz spełniać następujące warunki:

Twoje przychody z działalności w żadnym miesiącu nie przekraczają 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku,
w okresie ostatnich 60 miesięcy nie prowadziłeś działalności gospodarczej,
Twoja działalność nie wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej,
Twoja działalność nie została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy „Prawo przedsiębiorców”.

3. Jaki jest limit dla działalności nierejestrowanej w 2023?

Limit dla działalności nierejestrowanej to 50% minimalnego wynagrodzenia w danym roku. W 2023 roku, ze względu na wzrost minimalnej stawki, wynosi on odpowiednio:

1745 zł miesięcznie (od 1 stycznia 2023),
1800 zł miesięcznie (od 1 lipca 2023).

4. Gdzie i kiedy zgłaszać działalność nierejestrowaną?

Działalność nierejestrowana nie wymaga zgłaszania w żadnym urzędzie. W praktyce oznacza to, że możesz ją rozpocząć w każdej chwili. Musisz jednak pamiętać o spełnieniu warunków pozwalających na prowadzenie działalności nierejestrowanej oraz kontrolowaniu swoich wpływów. W przypadku przekroczenia limitu powinieneś zarejestrować swoją firmę.

5. Co zrobić, jeśli przekroczysz limit dla działalności nierejestrowanej?

Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit przychodów, musisz zarejestrować działalność. Wniosek do CEIDG powinieneś złożyć w terminie do 7 dni od dnia, w którym przychód przekroczył obowiązujący limit. Zrobisz to przez Internet, a sam proces zakładania firmy nie zajmie Ci dużo czasu.
Zarejestrowanie własnej działalności nie jest trudne ani kosztowne. Dodatkowo na początku możesz skorzystać z ulgi na start, dzięki której przez pierwsze 6 miesięcy nie musisz opłacać pełnych składek ZUS, a jedynie składkę zdrowotną.

6. Jakie są zasady prowadzenia działalności nierejestrowanej?

Pamiętaj, że prowadząc działalność nierejestrowaną, w świetle prawa cywilnego jesteś traktowany jako przedsiębiorca. Z tego powodu musisz przestrzegać określonych zasad. Od dnia rozpoczęcia działalności nierejestrowanej masz obowiązek:

prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży,
wystawiać dowód sprzedaży (fakturę lub rachunek) na żądanie klienta,
rozliczać przychody z działalności nierejestrowej (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36,
przestrzegać praw konsumenta (w tym tych związanych z reklamacją, zwrotami i naprawą).

7. Jak prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży dla działalności gospodarczej?

Prowadzenie ewidencji sprzedaży jest konieczne, aby ustalić poziom uzyskiwanych przychodów i wartość sprzedaży. Na tej podstawie rozliczysz także podatek dochodowy. W przypadku braku należytej ewidencji organ podatkowy sam ustali wartość sprzedaży i kwotę należnego podatku.

Uproszczoną ewidencję sprzedaży możesz prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (np. w arkuszu kalkulacyjnym). Powinna ona zawierać:

liczbę porządkową (kolejny numer wpisu),
datę sprzedaży,
kwotę sprzedaży,
wartość sprzedaży narastająco (sumę dotychczasowej sprzedaży).
W ewidencji możesz także umieścić opis sprzedawanych towarów, informacje o rodzaju transakcji czy numer faktury. Ważne, aby uzupełniać ją na bieżąco, każdego dnia prowadzenia sprzedaży.

8. Jak obliczyć przychód z działalności nierejestrowanej?

Obliczając przychód, musisz wziąć pod uwagę całość kwot otrzymanych i należnych od klientów. W prowadzonej przez Ciebie ewidencji sprzedaży nie możesz obniżyć uzyskanych przychodów o koszty. Pamiętaj przy tym, że to właśnie limit przychodów z danego miesiąca upoważnia Cię do korzystania z formy działalności nierejestrowanej.

Koszty możesz odliczyć dopiero w rozliczeniu rocznym PIT. W ten sposób zmniejszysz podatek o poniesione w ciągu roku wydatki związane z prowadzeniem sprzedaży czy świadczeniem usług. Koszty powinny być udokumentowane, dlatego przechowuj wszystkie dowody zakupu.

9. Co może być kosztem w działalności nierejestrowanej?

Koszty w działalności nierejestrowanej to wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu. Mogą to być:

wydatki na zakup materiałów i usług,
koszty wysyłki do klientów,
szkolenia i kursy,
konsultacje.
Pamiętaj, że wszystkie koszty powinny być ściśle związane z prowadzoną przez Ciebie działalnością, ponieważ to po Twojej stronie leży uzasadnienie, że mają one związek z osiągniętym przychodem.

10. Jakie dokumenty wystawiać za sprzedaż realizowaną w ramach działalności nierejestrowanej?

W ramach działalności nierejestrowanej co do zasady jesteś zwolniony z wystawiania faktur. Masz jednak obowiązek wystawić rachunek lub fakturę na żądanie klienta.

W przypadku rachunku klient ma prawo zgłosić chęć jego uzyskania do 3 miesięcy od zakupu. Na jego wystawienie masz 7 dni. Rachunek powinien zawierać:

numer kolejny,
datę wystawienia,
dane sprzedawcy,
dane nabywcy,
nazwę usługi,
kwotę za usługę.
Klient może zażądać uzyskania faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś towar lub usługą, bądź otrzymałeś zapłatę. Na jej wystawienie masz czas do 15 dnia następnego miesiąca, jeśli klient zgłosił chęć uzyskania faktury w miesiącu zakupu. Jeżeli zrobił to później, masz 15 dni od czasu zgłoszenia. Taka faktura powinna zawierać:

datę wystawienia,
numer kolejny,
imię, nazwisko i adres podatnika
imię, nazwisko i adres nabywcy,
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cenę jednostkową towaru lub usługi,
kwotę należności ogółem.

11. Czy można łączyć działalność nierejestrowaną z pracą na etacie?

Działalność nierejestrowaną możesz bez problemów połączyć z pracą na etacie, umową zlecenie lub umową o dzieło, dzięki czemu zyskasz dodatkowy zarobek. Przychody z pracy i prowadzenia działalności nierejestrowanej nie sumują się, dlatego nie musisz obawiać się, że w ten sposób przekroczysz limit. Działalności nierejestrowanej nie możesz jednak łączyć z prowadzeniem działalności gospodarczej.

12. Czy działalność nierejestrowana podlega opodatkowaniu VAT?

Działalność nierejestrowana nie jest wyłączona z opodatkowania VAT. W praktyce większość osób prowadzących taką działalność jest zwolnionych z tego obowiązku, ponieważ ich sprzedaż w ciągu roku nie przekracza limitu 200 000 zł. Istnieją jednak przypadki, w których bez względu na osiągany przychód, działalność nierejestrowana podlega opodatkowaniu VAT.

Nie możesz skorzystać ze zwolnienia VAT, jeżeli:

sprzedajesz towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (m.in. metale szlachetne czy wyroby jubilerskie),
sprzedajesz towary opodatkowane akcyzą,
sprzedajesz nowe środki transportu oraz części do pojazdów samochodowych i motocykli,
sprzedajesz przez Internet preparaty kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego oraz maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane,
świadczysz usługi prawnicze, w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), jubilerskie i ściągania długów,
nie masz siedziby działalności w Polsce.
W powyższych przypadkach musisz zarejestrować się jako podatnik VAT, co wiąże się m.in. z koniecznością uzyskania NIP oraz prowadzenia rejestru sprzedaży i zakupów.

13. Czy kasa fiskalna jest obowiązkowa w działalności nierejestrowanej?

Większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną jest zwolniona z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Dotyczy to przedsiębiorców, których obroty ze sprzedaży stacjonarnej nie przekroczyły 20 000 zł lub prowadzili wyłącznie sprzedaż wysyłkową.

Jeżeli jednak sprzedawane przez Ciebie towary zostały objęte obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, musisz wystawiać paragony dla klientów, bez względu na osiągnę obroty.

14. Co grozi za sprzedaż bez działalności gospodarczej poza ramami określonymi działalnością nierejestrowaną?

Prowadzenie działalności bez zakładania firmy (poza ramami działalności nierejestrowanej) wiąże się z konsekwencjami prawnymi, w tym karą ograniczenia wolności oraz grzywny. Pamiętaj zatem, aby zarejestrować swój biznes, jeżeli przekroczysz limit przychodów dla działalności nierejestrowanej.

15. Jakie są zalety działalności nierejestrowanej?

Największe zalety korzystania z działalności nierejestrowanej to:

brak konieczności rejestracji w CEIDG,
brak składek ZUS,
łatwe prowadzenie ewidencji sprzedaży,
możliwość przetestowania pomysłu na biznes bez ryzyka.

16. Jakie są wady działalności nierejestrowanej?

Największe wady działalności nierejestrowanej to:

konieczność uzyskania przychodów na niskim poziomie, aby nie przekroczyć limitu,
brak możliwości prowadzenia spółki (działalność nierejestrowaną musisz prowadzić samodzielnie),
brak możliwości prowadzenia biznesu wymagającego koncesji lub zezwoleń,
brak ubezpieczenia zdrowotnego i chorobowego z tytułu wykonywanej działalności,
możliwe trudności we współpracy z innymi firmami, np. hurtowniami.