Masz dość stawiania pieczątek? Chcesz ograniczyć zużycie papieru w księgowości? A może Twoja organizacja stawia na e-dokumenty? Pieczęć elektroniczna to idealne rozwiązanie dla Ciebie.

Księgowi w Polsce to liczna grupa specjalistów. Około 70 tysięcy osób posiada oficjalny certyfikat księgowy Ministerstwa Finansów. Na rynku funkcjonuje również ok. 70,5 tys. biur rachunkowych. Jeśli jesteś księgowym lub prowadzisz biuro księgowe, ten artykuł jest dla Ciebie. Zapraszamy do lektury!

Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w księgowości

Głównym celem e-pieczęci jest zastąpienie tradycyjnej pieczątki. Możesz ją wykorzystać do oznaczania wewnętrznej i zewnętrznej korespondencji firmowej.

Jednym z podstawowych zastosowań e-pieczęci będzie więc „stemplowanie” faktur. Strony transakcji mają wówczas pewność, że treść e-faktury nie została zmieniona. Wystawca jest wiarygodny, a dokument autentyczny.

Inne oficjalne dokumenty, które warto opieczętować elektronicznie to:

• sprawozdania i raporty finansowe,
• prospekty,
• zarządzenia,
• statuty.

Biura księgowe mogą wykorzystać elektronicznie podstemplowane:

• powiadomienia i potwierdzenia,
• wyciągi bankowe i  ubezpieczeniowe,
• polisy,

których używają do komunikacji z klientami i urzędami i zapewnić im najwyższe bezpieczeństwo ochrony danych.

W zastosowaniach biznesowych e-pieczęcią możemy oznaczyć:

• oferty handlowe,
• dokumenty pracownicze,
• materiały reklamowe,
• oficjalna korespondencja z kontrahentami,
• decyzje wewnętrzne,
• zaświadczenia,
• zarchiwizowane umowy,
• plany i strategie.

Pieczęć elektroniczna przyda się przy aktach prawnych czy dokumentach normatywnych.

Baza EPREL

Jednym z najnowszych wymogów użycia e-pieczęci jest rejestracja nowego produktu w bazie EPREL –  European Product Database for Energy Labelling. Dotyczy to importerów, producentów i pośredników z branży AGD, RTV, klimatyzacji, urządzeń cieplnych i chłodniczych oraz opon.

Więcej na ten temat w artykule: Nowa forma weryfikacji produktów i dostawców w unijnej bazie EPREL 

Krajowy System e-Faktur – nowość!

E-pieczęć przyda się także w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest to system do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r. dla chętnych przedsiębiorców. Wymóg formatu e-faktury i jej obowiązkowe funkcjonowanie planowane jest na połowę 2023 r.

Operator KSeF-u dopuszcza e-pieczęć jako jedną z czterech metod jednorazowego uwierzytelniania.  Poniżej dowiesz się więcej o jej działaniu i zaletach.

Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

E-pieczęć to inaczej kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej (Qualified Electronic Seal Certificate). Zawiera dane podmiotów, które mają osobowość prawną. Mogą z niej korzystać firmy, organizacje, jednostki samorządu terytorialnego oraz administracji publicznej. Jest usługą zaufania dostępną m.in. w Certum.

Pieczęć elektroniczna jest bardziej wiarygodna niż tradycyjna. Jej wydanie wymaga weryfikacji tożsamości wnioskującego oraz reprezentowanego podmiotu.

Certyfikat e-pieczęci

• jest wykorzystywany do pieczętowania dokumentów, danych oraz korespondencji elektronicznej,
• gwarantuje integralność i niezaprzeczalność danych określone przez prawo,
• identyfikuje podmiot, który jest autorem dokumentu.

Dokumenty zapieczętowane elektronicznie są bezpieczniejsze niż papierowe. Każda zmiana zostanie wykryta. Łatwo i szybko można ustalić kto i kiedy je zrobił.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to gwarancja Twojego bezpieczeństwa

E-pieczęć zapewnia:

• Poufność, czyli ochronę Twoich danych przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym do ich posiadania.
• Integralność oraz zabezpieczenie danych i dokumentów elektronicznych przed zmianą.
• Wiarygodność, jako identyfikację tożsamości przedsiębiorstwa/organizacji w świetle elektronicznym.

E-pieczęć – co mówią przepisy?

Jeżeli się zastanawiasz, czy dokumenty, które opatrzymy e-pieczęcią będą miały moc prawną?  Czy będą tak samo ważne jak papierowe z pieczątką z tuszu?

Odpowiedź jest bardzo prosta: tak! Standardy e-pieczęci są regulowane przez eIDAS. Dokument ten określa standardy autentyczności i integralności e-dokumentów. Wprowadza również trans graniczność i ogólnoeuropejską uznawalność e-pieczęci przez organy administracji i sądy państw członkowskich.

eIDAS opisuje trzy rodzaje certyfikatów:

• pieczęć elektroniczną,
• zaawansowaną pieczęć elektroniczną,
• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.

W art. 35. rozporządzenia eIDAS mówi, że:

• pieczęci elektronicznej nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że jest elektroniczna.

Oznacza to, że bez żadnych wątpliwości możesz ją stosować w swojej firmie. Jej równoważność z klasyczną pieczątką została opisana w przepisach unijnych.

Pieczęć elektroniczna spełnia wszystkie wymogi prawa UE i jest zgodna z przepisami eIDAS.

Pieczęć elektroniczną znajdziesz w trzech wariantach:

• zestawu karty i czytnika,
• w chmurze,
• integracji poprzez API do własnego systemu dziedzinowego.

Skontaktuj się z nami aby uzyskać pełną ofertę pieczęci elektronicznych:

Rozwiązanie to sprawdzi się w automatyzacji procesów księgowych Twojej organizacji. Przyda się w masowym przetwarzaniu i dystrybucji e-dokumentów.

Nasi eksperci chętnie pomogą we właściwym wykorzystaniu jej w Twojej firmie. Rozwiązanie szyte na miarę przyczyni się do cyfryzacji procesów i dokumentów księgowych. Jej efektem będzie oszczędność czasu pracowników księgowości oraz niższe koszty funkcjonowania działu lub biura księgowego.

Jeżeli masz dodatkowe pytania, skontaktuj się z nami!

(źródło: certum.pl)