Case Study

Informatyzacja firmy FONMED

Bardzo często wprowadzenie pewnego rozwiązania informatycznego, to nie pojedyncze działanie, a proces który trwa wiele dni, tygodni, a nawet miesięcy. Tak właśnie było w przypadku firmy FONMED z Zielonej Góry zajmującej się badaniem słuchu i sprzedażą aparatów słuchowych.
Działania wdrożeniowe zostały podzielone na etapy, w zależności od przeprowadzanych prac budowlanych, oraz w celu płynnego wejścia pracowników w nowe środowisko informatyczne.

Firma FONMED z Zielonej Góry, specjalizująca się w dziedzinie badań słuchu i sprzedaży nowoczesnych aparatów słuchowych, jest liderem na rynku województw lubuskiego i dolnośląskiego. Działająca od ponad 25 lat, firma świadczy usługi nie tylko w swojej siedzibie, ale również w oddziałach w Głogowie, Nowej Soli. W odpowiedzi na rosnące potrzeby i planowaną rozbudowę o nowy oddział, właścicielka firmy zwróciła się do nas o pomoc w zaprojektowaniu i wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych, które miały usprawnić różne aspekty jej działalności.

Dodatkowo w najbliższym czasie, firma planowała rozbudowę o nowy oddział, poświęcony diagnostyce słuchu dzieci, usytuowany w tym samym budynku, lecz stanowiący odrębny lokal i posiadający osobne wejście.
Przeprowadzona miała zostać gruntowna przebudowa pomieszczeń, dostosowująca obiekt na potrzeby diagnostyki słuchu dzieci.
.

Wytyczne i Cele Wdrożenia

1. Usprawnienie Procesów Sprzedaży: Pierwszym celem było usprawnienie procesów związanych z obsługą klienta i sprzedażą aparatów słuchowych w oddziałach firmy.
2. Optymalizacja Gospodarki Magazynowej: Drugim celem było zoptymalizowanie zarządzania magazynem, aby skuteczniej śledzić dostępność produktów.
3. Automatyzacja Zarządzania Relacjami z Klientami: Trzecim celem było wdrożenie narzędzi do automatycznego zarządzania relacjami z klientami (CRM), co miało poprawić komunikację z pacjentami.
4. Rozbudowa o Oddział Diagnostyki Słuchu Dzieci: Firma planowała rozbudowę o nowy oddział diagnostyki słuchu dzieci, co wymagało dodatkowych działań informatycznych.
5. Unowocześnienie Systemów Bezpieczeństwa: Konieczne było unowocześnienie systemów bezpieczeństwa, włącznie z monitoringiem wizyjnym i systemami alarmowymi.

Rozwiązania Wdrożone w Firmie

1. Sieć Komputerowa i Połączenie Światłowodowe: W obu lokalach wybudowaliśmy przewodową sieć komputerową w kategorii ekranowanej 6A, a dzięki połączeniu światłowodowemu pomiędzy lokalami, osiągnięto separację galwaniczną sieci. To połączenie umożliwiło uzyskanie przesyłu danych z prędkością do 10 Gbit/s, co było kluczowe dla płynnego i poprawnego działania wszystkich systemów. Ze względów bezpieczeństwa i w celu optymalizacji wydajności, sieć została podzielona na logicznie odseparowane podsieci VLAN.
2. Monitoring IP: Wszystkie lokalizacje zostały wyposażone w nowoczesny, cyfrowy monitoring IP, co umożliwiło monitorowanie obrazu z różnych oddziałów na jednym panelu monitora, komputera, czy też z dowolnego miejsca na świecie przy użyciu smartfona.
3. System Alarmowy GRADE 2: Staromodny system alarmowy został zastąpiony nowoczesnym rozwiązaniem o podwyższonym stopniu bezpieczeństwa, umożliwiającym zdalne zarządzanie stanem systemu z poziomu telefonu komórkowego.
4. Sieć WiFi: W nowym oddziale zastosowano nowoczesne urządzenia dostępowe WiFi. Sieć bezprzewodowa została zabezpieczona kluczami szyfrującymi, podzielona na 2 odrębne, niezależne, odseparowane segmenty, co umożliwiło pracownikom i klientom korzystanie z sieci zgodnie z harmonogramem pracy firmy, bez możliwości ingerencji w sieć firmy przez osoby trzecie.
5. Połączenia VPN: Oddziały w Nowej Soli i Głogowie zostały połączone z siedzibą w Zielonej Górze szybkimi, bezpiecznymi kanałami VPN, dzięki czemu pracownicy mają dostęp do zasobów firmy niezależnie od lokalizacji.
6. Oprogramowanie ERP i CRM: Dotychczasowy program wspomagający sprzedaż został zastąpiony kompleksowym oprogramowaniem ERP firmy INSERT, które wspiera sprzedaż, zarządzanie serwisem i relacjami z klientami. Kasy fiskalne w oddziałach firmy zastąpiono komputerami typu POS z ekranami dotykowymi, które w połączeniu z drukarkami fiskalnymi, umożliwiają szybką i łatwą obsługę sprzedaży.
7. Prywatny Wirtualny Serwer (VPS): Firma zdecydowała się na usługę Prywatnego Wirtualnego Serwera (VPS) w celu uniknięcia kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem własnej infrastruktury serwerowej. Dane są systematycznie archiwizowane na bezpiecznej macierzy dyskowej.

Wdrożenie i Szkolenie

Wszyscy pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie obsługi nowego oprogramowania i urządzeń, a także przepisów dotyczących obsługi urządzeń fiskalnych.

Dzięki temu wdrożeniu, firma FONMED osiągnęła znaczącą poprawę w efektywności swoich procesów, a także zyskała możliwość elastycznego rozwijania się o nowe oddziały.

Właścicielka firmy zyskała pewność, że jej przedsiębiorstwo działa na najwyższym poziomie i spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa przetwarzania danych.

Dzięki naszym rozwiązaniom informatycznym, firma FONMED z Zielonej Góry jest gotowa na przyszłość i dalszy rozwój.

Już kilka miesięcy po otwarciu nowego oddziału Diagnostyki Słuchu Dziecka, firma FONMED zdobyła nagrodę i 1 miejsce w prestiżowym, najstarszym konkursie Gazety Lubuskiej – NASZE DOBRE LUBUSKIE w kategorii USŁUGI.

Gratulujemy, cieszymy się i dziękujemy że mieliśmy okazję dołożyć skromną cegiełkę do tego sukcesu!